Reisekostenabrechnung Excel Vorlage: Dienstreisen einfach abrechnen

Dienstreisen bedeuten viele Belege: Fahrten, Hotel, Verpflegung, Kleinausgaben. Diese Excel Vorlage sammelt alles in einer Tabelle und berechnet das Fahrgeld automatisch – fertig für die Abrechnung beim Arbeitgeber oder für deine Buchhaltung.

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Warum eine Reisekostenabrechnung wichtig ist

Wer seine Reisekosten nicht dokumentiert, verliert am Jahresende bares Geld – sei es bei der Erstattung durch den Arbeitgeber oder bei der Steuererklärung. Eine strukturierte Abrechnung zeigt, wohin du gereist bist, was du ausgegeben hast und was dir zusteht.

So nutzt du die Vorlage

Schritt 1: Trage für jede Reise das Datum und den Zweck ein.

Schritt 2: Erfasse die gefahrenen Kilometer – das Fahrgeld wird automatisch mit der üblichen Pauschale von 0,30 € pro Kilometer berechnet.

Schritt 3: Ergänze Hotel, Verpflegung und sonstige Kosten. Die Spalte „Gesamt“ summiert alle Posten automatisch.

Schritt 4: Lege Belege passend zu jeder Zeile ab, damit die Abrechnung prüfbar bleibt.

Die Formeln in der Vorlage

Das Fahrgeld berechnet sich als Strecke mal 0,30 €. Die Gesamtsumme jeder Zeile ergibt sich aus Fahrgeld plus Hotel, Verpflegung und Sonstigem. Die Zeile „Gesamt“ fasst alle Reisen zusammen.

Häufige Fragen

Welche Kilometerpauschale gilt aktuell?

Die übliche Pauschale liegt bei 0,30 € pro Kilometer. Die Sätze können sich ändern – prüfe daher die aktuell gültigen Werte und passe die Formel bei Bedarf an.

Wie erfasse ich auswärtige Übernachtungen?

Trage die Übernachtungskosten in die Spalte „Hotel“ ein und ergänze den Beleg. Für pauschale Verpflegungskosten gibt es gesetzliche Sätze, die du bei Bedarf in die Spalte „Verpflegung“ einträgst.

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