Urlaubsplaner Excel Vorlage: Urlaubstage im Team planen

Urlaub im Team zu planen, ist oft mühsam: Wer hat wann schon Urlaub? Wie viele Tage bleiben noch? Diese Excel Vorlage zeigt alle Mitarbeiter und alle zwölf Monate auf einen Blick – und berechnet den Resturlaub automatisch.

Urlaubsplaner Vorlage kostenlos herunterladen

So ist die Vorlage aufgebaut

Die Tabelle enthält für jeden Mitarbeiter eine Zeile. In den Monatsspalten trägst du ein „U“ ein, wenn der Mitarbeiter Urlaub nimmt. Der Urlaubsanspruch steht in der zweiten Spalte, und die letzte Spalte zeigt automatisch den verbleibenden Resturlaub.

So nutzt du den Urlaubsplaner

Schritt 1: Trage die Namen der Mitarbeiter und ihren jährlichen Urlaubsanspruch ein.

Schritt 2: Markiere die Urlaubstage in den Monatsspalten mit „U“.

Schritt 3: Der Resturlaub berechnet sich automatisch als Anspruch minus der eingetragenen Urlaubstage.

Schritt 4: In der untersten Zeile siehst du die Gesamtübersicht: Wie viele Urlaubstage fallen in jedem Monat an und wie viele Tage insgesamt noch offen sind.

Die Formeln in der Vorlage

Die Vorlage nutzt die Funktion ZÄHLENWENN (COUNTIF), um die eingetragenen „U“-Zeichen pro Monat zu zählen. Der Resturlaub ergibt sich aus dem Anspruch abzüglich der Summe aller Monatswerte. Dadurch aktualisiert sich die Übersicht automatisch, sobald du ein „U“ ergänzt oder löschst.

Tipps für die Planung

• Führe die Planung früh im Jahr ein, damit sich die Urlaube nicht überlappen.
• Nutze weitere Kürzel für Sonderfälle – zum Beispiel „U“ für Urlaub, „F“ für Fortbildung und „K“ für Krankheit.
• Legt ihr Wert auf Abwesenheiten, ergänze eine Spalte für genehmigte Urlaubsanträge mit Datum.

Häufige Fragen

Wie zähle ich halbe Urlaubstage?

Trage für einen halben Tag ein „H“ ein und ergänze eine Zusatzspalte, die „H“ mit 0,5 multipliziert. Alternativ zählst du halbe Tage manuell.

Kann ich den Planer für mehrere Teams nutzen?

Ja. Lege für jedes Team ein eigenes Tabellenblatt an oder ergänze eine Teamspalte und filtere danach.

Weitere Vorlagen

• Arbeitszeitnachweis – zur Dokumentation der tatsächlichen Arbeitszeiten
• Projektplaner – für die Koordination von Projekten